Sådan behandler vi jeres oplysninger
Når I udfylder regnskabstjekket, behandler vi nogle oplysninger om jer. Her står hvilke, hvorfor, hvem der ser dem, hvor længe vi gemmer dem, og hvad I kan bede os om.
Hvem er ansvarlig
Ernst & Fossdal ApS, CVR 40978917, Arnold Nielsens Boulevard 126, 2650 Hvidovre. Mail: randi@ernstfossdal.dk, telefon 20 98 55 60. Spørgsmål om jeres oplysninger kan sendes hertil.
Hvilke oplysninger
- Mailadresse, virksomhedens navn og eventuelt CVR-nummer, og navn og rolle på den, der udfylder skemaet.
- Svarene på skemaets spørgsmål. De handler om virksomhedens arbejdsgange og ikke om personer.
- Det overblik og det eventuelle oplæg til samtalen, vi laver ud fra svarene.
Nogle få spørgsmål har fritekstfelter. Skriv gerne ikke navne på medarbejdere – en rolle eller en funktion er nok. Skriver I alligevel et navn, behandler vi det på samme vilkår som resten.
Vores server bruger IP-adressen, skemaet sendes fra, i højst en time til at begrænse, hvor mange besvarelser der kan komme fra samme adresse. Den gemmes ikke sammen med jeres svar.
Hvorfor, og med hvilken hjemmel
Vi bruger oplysningerne til at forberede og holde en samtale med jer om jeres økonomi og bogholderi, og – hvis I er kunde hos os – i det løbende samarbejde.
- Udfylder I skemaet for et selskab, behandler vi kontaktpersonens navn, rolle og mail efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f: vores legitime interesse i at svare på selskabets henvendelse og aftale en samtale med den, selskabet har sat på.
- Driver I en enkeltmandsvirksomhed, er hjemlen artikel 6, stk. 1, litra b: behandlingen sker på jeres anmodning, før en eventuel aftale, eller som led i en aftale I allerede har med os.
Vi bruger ikke oplysningerne til markedsføring, og vi sælger dem ikke videre.
Brug af en sprogmodel
Til at forberede samtalen kan vi få en sprogmodel (Claude, leveret af Anthropic) til at skrive et udkast til samtalepunkter ud fra jeres svar. Jeres mailadresse, virksomhedens navn, CVR-nummer og kontaktpersonens navn sendes ikke med.
En medarbejder hos os læser altid udkastet og holder det op mod jeres svar. Der træffes ingen afgørelser om jer alene på grundlag af automatisk behandling, og der sker ingen profilering af personer.
Hvem ser oplysningerne
Medarbejdere hos Ernst & Fossdal ApS. Derudover behandler disse leverandører oplysningerne på vores vegne:
- Railway – driver skemaet og databasen, hvor svarene ligger. Serveren står i EU.
- Anthropic – laver udkastet til samtalepunkter, når vi beder om det. Behandlingen sker i USA.
- Vores mailudbyder – når en besvarelse kommer ind, får vi en mail med virksomhedens navn. Svarene står ikke i mailen.
Railway og Anthropic er amerikanske selskaber. Overførsel til USA sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser i deres databehandleraftaler. Anthropic bruger ikke data fra sin API til at træne sprogmodeller.
Hvor længe vi gemmer dem
Svarene og vores overblik og oplæg slettes automatisk 180 dage (ca. 6 måneder) efter, I har sendt skemaet. Vil I have dem slettet før, skriver I bare til os.
Anthropic sletter som udgangspunkt de svar, de modtager, senest 30 dage efter. Undtagelsen er, hvis Anthropics automatiske kontrol markerer en forespørgsel som et muligt brud på deres brugsregler – så kan den gemmes længere.
Jeres rettigheder
Rettighederne gælder oplysninger om jer som personer, fx navn, rolle og mailadresse. Oplysninger, der kun handler om virksomheden, er ikke personoplysninger. I har ret til at:
- få at vide, hvilke oplysninger vi har om jer, og få en kopi,
- få rettet oplysninger, der er forkerte,
- få oplysningerne slettet, medmindre vi har pligt til at gemme dem,
- få begrænset vores brug af dem,
- gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesse (litra f),
- få de oplysninger, I selv har givet os, udleveret i et almindeligt, maskinlæsbart format, når hjemlen er litra b.
Skriv til os på adressen øverst. Vi svarer inden for en måned, og det koster ingenting.
Hvis I er utilfredse
I kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk. Vi vil dog gerne høre fra jer først.
Er I nødt til at svare
Nej. Skemaet er frivilligt, og I bestemmer selv, hvor meget I udfylder. Mailadressen og virksomhedens navn er de eneste felter, vi skal bruge – uden dem kan vi ikke kontakte jer. Jo flere felter I udfylder, jo bedre kan vi forberede samtalen.